Comment réussir l’organisation de votre séminaire ?

Comment réussir l’organisation de votre séminaire ?

Votre personnel a besoin de toujours être recentré sur la véritable vision de l’entreprise. Vos clients ont besoin eux aussi de vous connaitre plus en étant au courant de vos ajustements et des privilèges que vous pouvez leur accorder. Ces discussions et bien d’autres sont ceux que vous abordez lors des séminaires.

Pour que l’objectif visé soit atteint, il faut une bonne préparation pour que le séminaire soit structuré et captivant pour vos auditeurs. Voici quelques propositions pour réussir l’organisation de votre séminaire.

Comment planifier votre séminaire ?

La clé du succès de tout ce que vous entreprenez réside dans le plan que vous avez établi. Le séminaire doit également avoir un plan.

Déterminez l’orientation de votre séminaire et vos besoins

Il est important de définir l’objectif principal de votre séminaire avant de vous lancer. Avant de commencer votre recherche, posez-vous les bonnes questions : pourquoi est-ce que j’organise ce séminaire et dans quel but ? Est-ce pour la formation sur les produits, le lancement de produits ou le renforcement d’équipe ?

Quels messages essayez-vous de transmettre et à qui ? Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous serez en mesure de choisir un forfait avec un certain budget, un nombre d’invités et une idée de la date ou de la période de l’événement.

Choisissez un emplacement approprié

Vous devez choisir un ou plusieurs types de lieux qui correspondent aux besoins de votre événement. La disponibilité des lieux, aspect et convivialité des installations, équipement audio/visuel, nombre de places disponibles, etc. Gardez à l’esprit que ces critères doivent être liés aux objectifs du séminaire. Le choix du lieu peut également être fait en fonction des activités annexes proposées par ces sites.

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Offrez l’hébergement et les repas

Si votre séminaire nécessite des repas, vous devrez contacter un service de restauration et leur fournir une liste détaillée des besoins. Il en va de même pour l’hébergement, si votre événement couvre deux jours ou plus. Le choix de l’hôtel doit être au niveau et à la hauteur des attentes de vos clients.

Quelques conseils pour une bonne modération de votre séminaire

Vous pouvez tout prévoir, mais au moment de vivre le plus important, on est face à un désordre total dans les idées et dans les exposés.

Organisez l’intervention des intervenants

Gardez à l’esprit les objectifs de votre entreprise (notoriété de la marque, augmentation des ventes, gains de parts de marché, etc.) et pensez toujours aux participants. Pourquoi viennent-ils à cet événement et que doivent-ils retenir ? Ainsi, les présentations des intervenants sont d’une importance capitale pour assurer l’impact du séminaire et transmettre les bons messages.

De plus, il est important de planifier des périodes spécifiques qui seront respectées et qui incluront du temps d’interaction comme des questions/réponses. Pour faciliter le chronométrage, vous pouvez préparer à l’avance des panneaux indiquant « 5 minutes » ou « 1 minute » pour laisser le temps de terminer.

Créer un calendrier et un programme de séminaires

Si vous êtes responsable du programme, assurez-vous de mettre en évidence les principaux événements du séminaire ainsi que le temps libre et les activités annexes. Il est important de prévoir de petites pauses-café ou des activités qui encourageront la conversation.

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N’oubliez pas l’aspect réseautage, car c’est un élément central de votre événement. Enfin, avec des programmes imprimés, vos participants apprécieront le fait qu’ils peuvent voir en un coup d’œil le contenu de votre événement.

Organisez des activités parallèles

Un séminaire sans activité pourrait sembler ennuyeux ou être une expérience ennuyeuse pour les participants. Il faut un bon équilibre entre les réunions de travail et les activités originales et amusantes. Selon le public visé, vous pouvez leur proposer des cours de conduite sur piste, du golf, de la détente, des cours de cuisine, etc.

Conclusion

Pour sortir, il est très important d’envoyer des e-mails de remerciement personnalisés aux clients potentiels présents, mais aussi et surtout aux invités présents à l’événement. Cela peut être l’occasion de partager avec eux des photos de l’événement, ainsi qu’une présentation PowerPoint du séminaire et d’autres commentaires que vous jugez importants. Vous pouvez également utiliser cette communication pour demander des commentaires aux participants via un formulaire de rétroaction en ligne, par exemple.