Dans un monde où la transformation numérique devient de plus en plus présente dans tous les domaines, les entreprises cherchent constamment à améliorer leurs processus internes. La gestion des factures en est un exemple concret. En effet, la facture électronique et l’automatisation offrent de nombreux avantages aux entreprises qui décident d’adopter ces pratiques.
Contents
Gain de temps et productivité accrue
Le principal avantage de l’utilisation simultanée de la facture électronique et de l’automatisation est sans conteste la réduction du temps consacré à la gestion des factures. Cette économie de temps peut être allouée à des tâches plus stratégiques et génératrices de valeur pour l’entreprise. Ainsi, cela contribue également à une augmentation de la productivité globale, vous pouvez voir le site suivant pour en savoir davantage.
Réduction des coûts de fonctionnement
Le passage à la facturation électronique et l’automatisation engendrent également une diminution significative des coûts directs et indirects liés au traitement des factures, tels que :
- Les frais d’impression et d’envoi : grâce à la dématérialisation, vous n’aurez plus besoin de dépenser en papier, encre ou affranchissement.
- Les coûts de stockage et de gestion des archives : de par leur nature numérique, les factures électroniques occupent beaucoup moins d’espace que les versions papier, réduisant ainsi les coûts liés au stockage matériel.
- La diminution des ressources humaines nécessaires : l’automatisation permet de libérer les employés de certaines tâches rébarbatives et chronophages, optimisant ainsi les effectifs et leurs compétences sur des missions à forte valeur ajoutée.
Amélioration du contrôle et de la sécurité
Un autre bénéfice non négligeable tient à l’amélioration du contrôle et de la sécurité dans la gestion des données financières. En effet, la traçabilité est bien meilleure avec des factures électroniques qu’avec des versions papier, puisqu’il est possible de suivre l’évolution du document à chaque étape de sa vie (émission, réception, validation, paiement). Le niveau de sécurité est également accru grâce aux formats numériques, qui peuvent être encryptés, protégés par des mots de passe et stockés sur des serveurs sécurisés. Les risques de perte, de vol ou de falsification sont alors réduits.
A lire également : Exploiter les avantages des sacs en plastique personnalisés pour les entreprises
Contribution à la protection de l’environnement
Enfin, un dernier avantage, mais non des moindres, réside dans le fait que le passage à la facturation électronique permet de minimiser l’impact écologique lié au traitement des factures. La dématérialisation des documents entraîne en effet :
- La réduction de la consommation de papier et d’encre, contribuant ainsi à la préservation des ressources naturelles et à la limitation de la production de déchets.
- La diminution de l’émission de CO2 engendrée par la réduction des transports liés à l’envoi et la gestion des factures papier.