Achats : 5 astuces pour mieux négocier avec vos fournisseurs

Pour une entreprise, et plus particulièrement pour le service achats, les fournisseurs sont considérés comme de véritables partenaires avec lesquels il est essentiel d’établir de bonnes relations, basées à la fois sur l’entente, la confiance et le pouvoir de négociation.

La négociation avec les fournisseurs est une composante essentielle de la stratégie d’achats, qui permet de faciliter la recherche de nouveaux produits, ou de se faire livrer d’une manière plus régulière. Il s’agit d’une technique importante qui assure d’obtenir les meilleurs résultats en termes de coût d’achats, de prix de vente, de pouvoir concurrentiel et de bénéfices, tout en attirant de nouveaux clients.

En matière de négociation, il existe plusieurs méthodes et chaque entreprise choisit celle qui s’adapte le plus à son activité et à son volume d’achats.

La négociation avec les fournisseurs, un levier fondamental de la stratégie d’achats

Lors du processus d’achats, une des étapes clés consiste à négocier avec les fournisseurs pour obtenir une réduction sur une commande, réduire les délais de livraison ou bénéficier de prix préférentiels aux meilleures conditions. Cette mission peut être confiée à un prestataire externe comme un cabinet spécialisé en achats, ou à un service interne à l’entreprise.

La négociation avec les fournisseurs est un des principaux leviers de l’optimisation de la stratégie d’achat, car elle permet d’obtenir des tarifs avantageux, tout en préservant la qualité de service. Elle permet également aux responsables des achats de s’octroyer une marge confortable de trésorerie, d’augmenter les marges de vente et d’éviter les cessations de paiements, à travers un échelonnement de la dette. Quelle que soit la méthode choisie, la négociation doit assurer la pérennité des relations avec les fournisseurs.

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Un négociateur doit posséder certaines qualités professionnelles et humaines pour réussir sa mission et convaincre ses partenaires de lui accorder les baisses de prix ou autres aspects du contrat. Ainsi, le style de la négociation doit en général être cordial et naturel, en prenant la forme d’une simple conversation, sans forcer et sans aller vers la confrontation. Plus l’échange entre l’acheteur et le fournisseur est fluide, plus il devient facile d’obtenir les résultats souhaités.

Ainsi, il est essentiel de suivre certaines étapes pour mener à bien une négociation et réussir à signer un contrat qui correspond aux besoins de l’entreprise.

1. Négocier les délais de paiement

Les délais de paiement représentent une composante essentielle dans la négociation avec un fournisseur, car l’entreprise doit garantir un échelonnement confortable de ses dettes, afin de ne pas tomber dans la cessation de paiement. Ces délais peuvent être définis à l’amiable, d’un commun accord, en fixant ensemble un planning de remboursement qui correspond aux intérêts des deux parties.

Dans ce cadre, il est judicieux de rappeler que le report ou l’échelonnement du paiement des sommes dues peut faire l’objet d’une décision judiciaire, obligeant le fournisseur à accepter l’accord. La négociation peut alors évoquer ce fait, si aucun accord n’est trouvé avec le fournisseur.

Dans tous les cas, la négociation doit se faire dans un climat de confiance, et le fournisseur est en droit de connaître les éventuelles difficultés financières de son client, tout en le rassurant sur le caractère passager de ces soucis. Si le fournisseur reçoit certaines garanties de la part du responsable achats, il est souvent en mesure d’abandonner en partie certaines dettes, afin de soulager la trésorerie de son client et de s’assurer un paiement plus rapide. Tous ces acquis ne dépendent que de la bonne entente entre les deux partenaires, et du pouvoir de négociation de l’acheteur.

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La négociation des délais de paiement doit prendre en considération les éventuelles difficultés de trésorerie, en évitant de fixer des temps trop courts que l’entreprise ne peut pas respecter. En négociant des délais adaptés aux besoins de l’acheteur, ce dernier se laisse une marge de manœuvre pour respecter ses engagements financiers, tout en tenant compte de ses difficultés.

Après avoir négocié les délais et établi un planning de paiement, il est essentiel de rédiger un protocole d’accord, faisant office de contrat formel entre les deux parties.

2.Identifier les besoins de l’entreprise, pour trouver le bon vis-à-vis

Avant même de penser à la négociation, il est primordial de sélectionner les bons partenaires, et ce choix passe par une identification précise des besoins. Pour cela, l’acheteur doit commencer par se poser les bonnes questions concernant la quantité de produits dont il a besoin, la durée de vie de certains articles, ainsi que leur saisonnalité.

En dressant la liste des besoins, le responsable des achats peut mener à bien sa négociation, en restant concentré sur les éléments les plus importants à discuter. Ainsi, la quantité d’unités nécessaires est différente selon si l’activité de l’entreprise est récente ou déjà rodée. Il est en effet préférable de commander une petite quantité de produit au démarrage, pour minimiser le capital à investir.

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D’un autre côté, chaque produit acheté a son propre cycle de vie, puisque certains sont saisonniers alors que d’autres sont utiles pendant plusieurs années. Il est alors judicieux de constituer des stocks de produits saisonniers pendant les périodes les plus creuses, afin de bénéficier des tarifs avantageux proposés par les fournisseurs.

Une priorisation de ces besoins est ensuite nécessaire, pour réussir la négociation avec le fournisseur choisi. Il est ainsi possible d’avoir une idée claire des résultats souhaités en classant par ordre d’importance les critères comme le délai de livraison, le coût, les conditions de paiement, les remises octroyées par le fournisseur, ainsi que les frais généraux induits.

3.Se renseigner sur le fournisseur avant de négocier avec lui

Prendre des informations fiables sur le fournisseur est une étape indispensable avant d’entamer la moindre négociation. Les renseignements doivent notamment porter sur les points forts et les points faibles du fournisseur, afin d’être en mesure de proposer des arguments pertinents lors de la rencontre.

Une première collaboration avec un nouveau fournisseur mérite en effet d’être bien préparée, en apprenant un maximum d’informations sur ce futur partenaire, concernant de nombreux aspects comme :

• Son historique,
• Sa situation financière,
• La gamme de produits qu’il propose,
• Sa grille tarifaire,
• Son positionnement sur le marché par rapport aux autres concurrents,
• Ses clients actuels.

La stratégie à adopter lors de la négociation dépend de l’ensemble de ces informations concernant le fournisseur. Selon les forces et les faiblesses de l’interlocuteur, l’acheteur peut choisir de prendre le contrôle des échanges en exprimant ses attentes, ou à l’inverse laisser le fournisseur se dévoiler à l’avance. Quelle que soit la méthode choisie, il est important de ne pas prendre de décisions hâtives, de rester raisonnable dans ses exigences et de garder un certain respect envers le fournisseur, pour que la collaboration soit fructueuse.

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4.Négocier les tarifs

Lors d’une rencontre avec le fournisseur, ce dernier propose une offre d’achat à son client, et l’acheteur doit être capable de faire une contre-offre avec un prix plus pertinent, surtout si celui-ci est trop élevé. Une lecture méticuleuse du contrat de vente permet d’éliminer certaines clauses pouvant être inutiles ou superflues, afin de baisser le prix.

Il est également possible de se rendre au rendez-vous fournisseur avec des devis d’autres concurrents, pour arriver à obtenir des réductions ou des avantages en plus.

Cela étant, il n’est pas recommandé de se diriger systématiquement vers le fournisseur le moins cher, mais plutôt vers celui qui offre le meilleur compromis entre la qualité des produits proposés, le respect des délais, la capacité de production, les tarifs de vente et les conditions de paiement.

La meilleure stratégie ne consiste pas à sélectionner le fournisseur qui propose le prix le plus bas, mais à arriver à signer le contrat qui correspond le mieux aux attentes des deux parties.

5.Développer ses qualités de négociateur

La négociation est une compétence qui se développe, afin d’acquérir l’aisance nécessaire pour convaincre et obtenir les résultats souhaités. La rencontre doit être abordée avec le sourire, et la première impression conditionne souvent le reste de l’entrevue, en instaurant une ambiance positive.

Par ailleurs, il ne faut pas hésiter à présenter les choses sous forme d’un intérêt commun aux deux parties, afin de rassurer le fournisseur et de le mettre à l’aise pour qu’il accorde les demandes de l’acheteur. Il s’agit toujours de trouver un terrain d’entente, en commençant par faire des compliments ou par des paroles cordiales.

Lors de la rencontre avec le fournisseur, parler beaucoup n’est pas toujours la stratégie la plus productive. Il s’agit plutôt d’aller à l’essentiel, en se concentrant sur un discours collaboratif et non combatif, et en signifiant au fournisseur que la discussion avance dans la bonne direction. Une bonne négociation consiste à écouter plus et à parler moins, afin d’éviter de dire des choses regrettables.

Les demandes doivent en outre être clairement formulées, car le partenaire n’est pas censé deviner les attentes et les besoins de l’acheteur. Plus la requête est claire, moins elle est vague, et plus les résultats peuvent être obtenus d’une manière simple, fluide et rapide.

Les questions posées au fournisseur doivent être ouvertes, pour obtenir des réponses ou des explications discutables. Si le paiement s’effectue au comptant, l’acheteur se trouve dans une position confortable pour demander une réduction. Les qualités d’un bon négociateur impliquent également d’éviter les ultimatums ou les passages en force avec le fournisseur.

Au moment de conclure un accord, il est primordial pour l’acheteur de garder son calme, en évitant de craquer ou de se mettre dans un état nerveux, voire de montrer un excès de joie. Dans ce cadre, il ne faut pas perdre de vue qu’un accord signé vaut mieux que toutes les poignées de main ou les propositions orales concernant des réductions ou des offres de prix. Même si un climat de confiance est installé entre les deux parties, il est toujours préférable de concrétiser l’accord par un document écrit, pour que ce dernier ait une valeur légale.

Enfin, le plus important est de ne jamais s’arrêter sur un échec de négociation, et de ne pas en faire une affaire personnelle. Une négociation qui n’aboutit pas n’est ni une injure ni un affront, mais un apprentissage qui permet de mieux faire la fois d’après.