La conservation des documents comporte d’énormes enjeux pour une entreprise. Cela lui permet d’assurer la traçabilité de ses documents, et de remplir à cette occasion ses obligations juridiques. Les documents concernés peuvent être des documents comptables, commerciaux, sociaux, etc. Pour assurer la traçabilité et la conservation de vos documents, vous devez respecter des règles relatives à l’archivage des documents en entreprise. Pour y parvenir, certains font appel à une entreprise d’archivage. Cette dernière maîtrise les méthodes d’archivage de documents, et vous permettra d’assurer leurs traçabilités et leurs conservations.
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Archiver vos documents pour assurer leurs conservations et leurs traçabilités
Lorsqu’il s’agit de la conservation des documents, l’archivage s’avère être la meilleure solution. Cette dernière peut se faire sur le plan physique, et sur le plan numérique. Chacune de ces deux méthodes comporte des avantages, mais aussi des inconvénients.
L’archivage physique permet de conserver des documents sous leurs formes originales (papier). Le plus grand avantage de cette méthode, c’est qu’elle permet d’accéder facilement au document conservé. Il suffit de se rendre dans la salle des archives, de trouver le document et de le ressortir. Son plus grand inconvénient, c’est qu’elle expose le document conservé aux catastrophes telles que des incendies ou inondations.
L’archivage numérique des documents permet de conserver ces derniers en support numérique. Le plus grand avantage de cette méthode, c’est la traçabilité du document conservé. Le document est conservé sous forme de fichier numérique. Vous pouvez savoir quand a eu lieu la dernière modification, d’où provient le fichier, etc. L’inconvénient de cette méthode, c’est que la durée de vie du document dépend de l’appareil qui le conserve. Si l’appareil se gâte, il devient difficile d’accéder au document. Cependant, la création des copies stockées dans plusieurs machines permet de résoudre ce problème.
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Les éléments à prendre en compte pour la conservation de vos documents
Plusieurs éléments doivent être pris en compte durant la conservation de vos documents. Pour éviter de commettre des erreurs qui peuvent vous coûter cher, il est conseillé de se faire accompagner par une entreprise d’archivage de documents.
Le premier élément à prendre en compte concerne la nature des documents que vous souhaitez conserver. La durée de conservation diffère selon la nature du document. Vous devez donc trouver des solutions de conservation qui tiennent compte de ces durées. Elle est de 30 ans pour les documents sociaux et commerciaux, 10 ans pour les documents comptables, et 5 ans pour les documents relatifs au personnel.
Le second élément à prendre en compte c’est l’identification des documents archivés. Vous devez faire le tri, et sélectionner parmi vos documents, ceux qui doivent être archivés. Certains documents doivent obligatoirement être conservés, tandis que d’autres sont laissés au libre choix de l’entreprise.
Le troisième et dernier élément à prendre en compte, c’est la traçabilité des documents conservés. La conservation doit se faire suivant un ordre précis.
Les enjeux de la traçabilité et de la conservation des documents
La conservation et la traçabilité des documents comportent à la fois des enjeux juridiques, économiques, et de sécurité. S’agissant des enjeux juridiques, vous pouvez en savoir sur la loi du 13 mars 2000, qui traite de la preuve relative à la signature électronique. En conservant ses documents, une entreprise peut les fournir comme preuve dans une affaire en justice la concernant.
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Une entreprise qui conserve ses documents permet à ses collaborateurs de s’informer sur les activités de leur société lorsqu’ils en éprouvent le besoin. De plus, cela permet également à l’entreprise d’échapper à des sanctions financières en cas de contrôle. La conservation et la traçabilité des documents contribuent également à son organisation.
Conclusion
L’archivage permet d’assurer la traçabilité et la conservation des documents. Si les documents que vous devez conserver sont importants, il est recommandé de faire appel à une entreprise d’archivage de documents. Toutefois, vous devez prendre en compte certains éléments avant de procéder à l’archivage de vos documents.