Télétravail : vos obligations en tant qu’employeur

Le télétravail est une organisation de travail qui permet au salarié de travailler dans un autre lieu que les locaux de l’entreprise. Face à cette organisation, l’employeur doit respecter quelques réglementations.

Télétravail – non obligatoire mais toujours recommandés

Le télétravail se définit comme une forme d’organisation qui permet au salarié d’exercer ses fonctions en dehors des locaux de l’entreprise. Il peut travailler dans sa maison ou dans un espace de coworking. Cette organisation est possible grâce à l’évolution de la technologie de l’information et de la communication. Durant l’épisode du Covid-19, la majorité des entreprises a été obligée de mettre en place le télétravail afin de protéger leurs personnels et pouvoir poursuivre leurs activités. Aujourd’hui, cette obligation a cessé, mais certaines entreprises et leurs salariés souhaitent la maintenir pour différentes raisons. Cette organisation de travail est d’ailleurs encouragée si le poste le permet. Il faut toutefois préciser que les entreprises qui souhaitent instaurer le télétravail doivent respecter un certain formalisme.

Mettre en place du télétravail – quels sont les différentes possibilités ?

Quelle que soit la raison qui motive l’employeur ou le salarié à mettre en place le télétravail, c’est une organisation basée sur le volontariat. Le refus ne constitue pas un motif de rupture du contrat de travail. La mise en place du télétravail peut se faire de deux manières :

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• Dans le cadre d’un accord collectif entre les deux parties.
• Dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur et après avis du CSE (Comité Social Economique).

Quatre points doivent apparaître dans l’accord collectif ou la charte. Le premier concerne les conditions de passage en télétravail et les conditions de retour. Le second point développe les modalités d’acceptation des conditions de télétravail mises en œuvre par le salarié. Le troisième point qui doit apparaître dans cet accord est les modalités de contrôle du temps de travail ou de la charge de travail. Le dernier point doit afficher les plages horaires durant lesquelles l’employeur pourra contacter le salarié.

L’absence de l’accord ou de la charte ne doit pas empêcher la mise en place du télétravail. Dans ce cas, le salarié et l’employeur peuvent se mettre d’accord pour recourir ou non à ce type d’organisation. La décision devra ensuite être formalisée à travers un contrat ou des échanges de mails ou de courriers.

Qui peut exercer en télétravail ?

Pendant la période de crise sanitaire, le télétravail est particulièrement dédié aux personnes vulnérables. Dans ce cas, le télétravail doit être favorisé par les employeurs et sur demande des personnes concernées. Dans certains cas, un échange entre le médecin traitant et le médecin du travail est nécessaire. Hormis les personnes vulnérables, tout salarié qui exerce un poste compatible avec le télétravail peut travailler à distance. Dans les deux, il faut que le salarié et l’employeur se mettent en accord pour ce genre d’organisation du travail. En ce qui concerne le métier, tous les postes qui peuvent être exercés en dehors des locaux sont éligibles.

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Demande de télétravail du salarié – que faire si l’employeur refuse ?

Le salarié et l’employeur sont libres de refuser ou d’accepter la proposition ou demande de télétravail. C’est toujours possible même si les conditions fixées dans la charte sur le télétravail ou dans l’accord collectif sont respectées. Dans ce cas, l’employeur doit justifier son refus. Il faut toutefois préciser que certaines situations exceptionnelles comme la menace d’épidémie ou les catastrophes naturelles peuvent amener l’employeur à imposer le télétravail. Dans ce cas, l’accord des salariés n’est pas nécessaire. Du côté du salarié, le refus d’accepter un poste en télétravail ne doit pas constituer un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

Télétravail – quelles sont les obligations de l’employeur ?

Les employeurs qui souhaitent pratiquer le télétravail doivent respecter diverses obligations.

L’égalité de traitement envers les salariés

Les salariés qui travaillent en présentiel et en télétravail doivent bénéficier des mêmes avantages : droit à la formation, entretiens professionnels, tickets restaurant…Pour l’employeur, cette égalité de traitement est une obligation juridique, mais aussi une qualité managériale. C’est indispensable pour motiver le salarié, même s’il exerce son travail à distance.

Pour préserver le bien-être de ses collaborateurs et assurer la continuité du travail, l’employeur doit fournir au salarié l’équipement nécessaire : ordinateur, connexion internet, logiciels, mobilier…Ces matériels informatiques permettent au salarié de travailler dans de meilleures conditions et de préserver sa santé et son bien-être. Si le salarié exerce le télétravail pendant une durée déterminée, la location courte durée de matériel informatique s’avère plus intéressante pour l’entreprise.

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Le salarié peut toutefois utiliser son propre matériel. Dans ce cas, le rôle de l’entreprise est de vérifier sa conformité. L’employeur doit également s’informer sur l’existence d’une assurance habitation de salarié. C’est important, car il ne faut pas oublier qu’un accident se produisant chez le salarié pendant les horaires de télétravail dans le contrat est assimilé à un accident du travail.

Le respect de droit à la déconnexion des salariés en télétravail

Le droit à la déconnexion des salariés en télétravail est un point important que l’employeur doit respecter. En effet, le droit à la déconnexion permet aux salariés de concilier vie personnelle et vie professionnelle. Ceci permet aussi de prévenir les risques de burn-out. La charte élaborée par l’employeur ou l’accord collectif doit préciser les plages horaires au cours desquelles le salarié doit rester joignable. En dehors de cette plage horaire, l’employeur n’aura pas le droit de contacter le salarié. Pour garantir le respect de ce droit, l’employeur devra sensibiliser le salarié en télétravail sur les bonnes pratiques concernant l’utilisation des outils numériques. Le plus facile c’est le paramétrage des outils pour un arrêt automatique des notifications en dehors des horaires mentionnées dans le contrat.

La suivie des prérogatives du RGPD

Le télétravail constitue un défi de taille pour les structures souhaitant se conformer au RGPD ou règlement général sur la protection de données. Il faut noter que le télétravail présente un avantage de taille en matière de productivité et de flexibilité. Mais il ne faut pas oublier que les salariés qui travaillent à distance doivent accéder instantanément à des éléments pouvant contenir des données sensibles via une plateforme dématérialisée. Ceci implique plusieurs cyber-risques majeurs ne citant que la contamination du système de l’entreprise, la fuite ou la perte de données et l’impossibilité pour le salarié d’accéder à certaines données. La RGPD impose à l’employeur de respecter trois principes fondamentaux dont la licéité, la loyauté et la transparence. Lors de la mise en place d’un dispositif de contrôle des données du salarié à distance, l’employeur doit informer le salarié de l’utilisation et de la protection de leurs données personnelles.

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La protection de la santé et la sécurité des salariés

La protection de la santé et la sécurité des salariés est une obligation pour les employeurs. Même si les collaborateurs travaillent à distance, ils doivent bénéficier des mêmes niveaux de protection que ceux qui travaillent dans les locaux :

• fournir un mobilier ergonomique et un matériel de bonne qualité au salarié pour prévenir les risques psycho-sociaux.
• Transmettre au salarié un récapitulatif des normes à respecter concernant son lieu de travail.
• Offrir un suivi sanitaire spécifique au salarié qui travaille à distance : éclairage de l’écran, posture, déconnexion, éclairage et aération de la zone de travail…

Ces différents éléments contribuent à l’amélioration de la santé et du bien-être au travail des salariés.

Télétravail – quelles sont les obligations du salarié ?

Vis-à-vis des obligations de l’employeur, le salarié qui exerce en télétravail doit aussi respecter certaines obligations. Le premier repose sur le respect des horaires de travail et des plages de disponibilité. En effet, les durées maximales quotidiennes et hebdomadaires, le temps de repos et les plages horaires durant lesquelles le salarié doit être joignable doivent figurer dans le contrat collectif ou la charte élaborée par l’employeur.

En ce qui concerne le salarié sous convention en forfait jours, c’est le respect du temps de repos est important. Pour y parvenir, l’utilisation d’un outil de suivi des temps de travail est recommandée. Cet outil aide le salarié à respecter ses obligations. Pour les managers, l’outil en question fournit des informations quand le salarié déclare trop d’heures ou des temps de repos trop courts. Par ailleurs, le salarié en télétravail est aussi obligé de prendre soin du matériel mis à sa disposition. S’il utilise les équipements à des fins personnelles, des sanctions pourront être appliquées.

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Zoom sur les avantages du télétravail pour les entreprises et les salariés

Le télétravail présente de nombreux avantages pour les entreprises et pour les salariés. Pour les entreprises, le télétravail constitue un choix stratégique pour accroître la production et réaliser des économies sur les dépenses courantes et les locaux. Le télétravail est également de plus en plus sollicité par les entreprises souhaitant faire baisser l’absentéisme et booster la motivation et l’implication des salariés. Au niveau des salariés, le télétravail est une bonne alternative pour une meilleure gestion du temps de travail. Cette option permet d’économiser du temps, notamment celui passé dans les transports. Ce n’est pas tout, le télétravail donne également plus d’autonomie dans la gestion des tâches. Pour terminer, cette organisation de travail contribue aussi à l’amélioration du bien-être des salariés. Ce qui conduit à une meilleure productivité.